Ya que te ayudamos a crear una invitación para tus eventos online, es momento de dar el siguiente paso. El envío de la invitación para tus eventos en línea es uno de los pasos más importantes. Del éxito de su distribución y entrega no sólo dependerá la asistencia a tu evento, sino que podrás conformar una base de datos sana y confiable para futuras convocatorias.
Revisa tu base de datos de contactos
Lo primero que debes hacer para realizar el envío de tu invitación para tus eventos online es asegurarte de contar con una base de datos sana y confiable. Revisa que todos tus contactos contengan datos actualizados como: nombre completo, empresa a la que pertenecen, cargo, teléfono y correo electrónico. La mejor manera de lograr esto es realizar una llamada telefónica a cada contacto para confirmar la información.
Programa el envío de la invitación
Para realizar el envío te recomendamos usar alguna plataforma de Gestión de Relaciones con el Cliente (o CRM) como HubSpot o MailChimp. Estas herramientas no sólo harán más eficiente todo el flujo o journey del envío, sino que podrás personalizar tu invitación de manera sencilla y así ofrecer mayor calidez humana. También puedes incluir un formulario de registro para llevar el control de los asistentes y hacerles recordatorios periódicos o llamadas de confirmación.
Es primordial que conformes en tu plataforma de envíos un “esqueleto” en donde tengas bien definida la audiencia a la que lo mandarás. En plataformas de CRM puedes usar distintas bases de datos y así segmentar tus envíos, ya sea que quieras enviar una invitación distinta a la prensa, otra para gente del sector y otra, si es el caso, al público en general.
Revisa los mejores horarios para realizar tus envíos determinando el día y la hora adecuada. Recuerda que un horario matutino siempre beneficiará a contactos con trabajos de oficina. Realiza pruebas y envíate la invitación para que verifiques que todos los datos y la visualización sean correctos. Una vez listo todo, programa el envío.
Dale seguimiento al envío
Debes tener claro que invitar a alguien a tus eventos online no garantiza que la persona se registre y asista. Si quieres tener una radiografía de cuántas personas puedes esperar en tu evento, las herramientas pueden ofrecerte todo tipo de métricas útiles como a cuántas personas les llegó tu invitación o cuántas abrieron el correo electrónico (tasa de apertura u open rate). Con esta información en mano puedes llamarles para confirmar sus datos de contacto, descubrir por qué no recibieron tu invitación, hacerles un segundo envío con más información o confirmar su asistencia.
Pero no sólo eso, el uso de un CRM también puede revelarte quién le dio clic a tu formulario, quién no terminó de registrase y en qué paso se quedó. También puedes medir qué parte de tu invitación le gustó más a quienes la abrieron a través del número de interacciones y qué tanto tiempo permanecieron leyendo tu invitación.
Con tu envío listo, ya sólo falta esperar el gran día. Te recomendamos enviar, al menos, un recordatorio cercano a la fecha de tu evento online. Si según las métricas que te ofrece el CRM no cuentas aún con suficientes invitados registrados, piensa en algún incentivo para que tu registro sea más atractivo. Busca alianzas o patrocinios y lanza una rifa u ofrece algún giveaway que haga a tu evento irresistible. Recuerda que no tienes que hacer esto solo, si necesitas ayuda puedes recurrir a los expertos en este tipo de envíos, lo que te facilitará aún más el proceso y podrás concéntrate en que la transmisión de tus eventos online salga a la perfección.
