Uno de los objetivos primordiales para realizar eventos online exitosos es que la gente se conecte a alguna plataforma para escuchar lo que tienes que decir. El éxito de esta misión dependerá de factores como el diseño de la invitación, la elección de los invitados, el seguimiento de la asistencia y la plataforma de transmisión. Pero vamos por partes, de lo primero que hay que asegurarse es de realizar una buena muy convocatoria.

Cómo hacer una invitación para eventos online

Lo primero que debes hacer es diseñar una invitación visualmente atractiva que deje muy claro de lo que se tratará el evento. Es importante incluir todos los detalles pertinentes como día, hora, duración, tema principal, agenda y, si es el caso, los nombres de los invitados especiales que asistirán a tus eventos online.

Toma en cuenta que, al tratarse de un evento virtual, deberás incluir en la invitación una liga o link de registro. Este paso es crucial, no sólo para convocar a futuros eventos online, sino para crear tu base de datos y poder medir el éxito de tu convocatoria. Además, te servirá para tener el control de los asistentes y obtener sus datos de contacto para hacerles llegar una liga de acceso

Para obtener los datos de contacto de tus invitados te recomendamos diseñar un formulario de registro y montarlo en una página web para eventos (landing page) en donde los asistentes podrán registrarse y obtener toda la información necesaria.

Enviar invitaciones para eventos online

Una vez diseñada tu invitación debes determinar y seleccionar muy bien a la audiencia a la que se quieres invitar al evento para lograr que su objetivo se cumpla. Por ejemplo, si quieres dar a conocer un nuevo producto o servicio, asegúrate de invitar a los medios de comunicación especializados en tu sector.

Realiza una base de datos que contenga la lista de contactos a quienes deseas que llegue la invitación. Para realizar el envío, te recomendamos usar un Administrador de Relación con el Cliente (CRM), esta herramienta no sólo hará el envío masivo de tus emails, sino que les dará seguimiento; te reportará quién recibió la invitación, quien la abrió, quiénes no lo hicieron y por qué motivo, con ello tomará acciones que mejoren la convocatoria de tu evento.

Cómo optimizar la lista de invitados para eventos online

Es importante contar una lista de invitados confirmados con sus respectivos datos de contacto para tenerlos como usuarios recurrentes y poder enviarles una nota de agradecimiento una vez realizado el evento. También puedes hacerles llegar el enlace de la grabación en caso de que no hayan podido asistir. Dicha lista puede servir de termómetro de asistencia y tomar acciones al respecto si es que la meta es convocar a cierto número de personas.

Promoción de eventos online

Para que tu evento sea todo un éxito debes echar mano de todos los recursos que tengas a la mano. Aunque cuentes con una robusta base de datos y una gran base de seguidores en tus redes sociales y sitio web, busca alianzas con otros medios de comunicación que hagan difusión a tu convocatoria. Trata siempre llegar a nuevas audiencias adaptando el formato o el diseño de tus invitaciones. Puedes anunciarte en podcasts, canales de YouTube o, incluso, intercambiar enlaces en el sitio web de alguna marca aliada.

Finalmente, sólo queda esperar el gran día, pero eso no significa que el trabajo haya terminado. Entre el envío de la invitación y la fecha del evento hay mucho que puedes hacer para optimizar los resultados de tu convocatoria. A continuación, te compartimos algunos consejos que nos han funcionado bastante bien.

#TipsPRCentral

• Envía la invitación al menos con un mes de antelación
• Coloca en la invitación la fotografía de los ponentes, esto le brindará seriedad al evento
• Envía al menos dos recordatorios antes del evento, mantente en la mente e interés de tus invitados
• Si necesitas asistencia masiva o urgente piensa en rifar algo y anúncialo en la convocatoria, esto seguro incentivará los registros.

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