Además de todos los esfuerzos que has realizado previo al gran día, el éxito de tus eventos online va a depender mucho del momento de la trasmisión. Hay muchos factores que debes tener en cuenta durante el desarrollo de tus eventos online, pasarlos por alto podrían derribar el trabajo ya realizado. Pon atención y haz un checklist de lo que debes hacer antes, durante y después de la transmisión.
La puntualidad es muy importante
Cita a tus invitados al menos unos 15 minutos antes de comenzar tus eventos online y date el tiempo de revisar todos los materiales que vayas a compartir. Si vas a hacer una presentación con diapositivas o a transmitir un video, asegúrate de que se puedan ver y escuchar perfectamente para evitar contratiempos.
Toma en cuenta que algunas plataformas como Zoom o Teams requieren de cierta configuración de audio y video para ser compartidos. Asegúrate de que la iluminación sea la ideal y que se pueda ver bien tu rostro; que tengas un buen fondo, se escuche bien tu voz y que no existan ruidos externos. Si vas a tener invitados o copresentadores, aprovechen estos minutos previos para repasar, paso a paso, el orden de las intervenciones de cada quien.
Recibe a tus invitados
Una buena práctica y que es común, es abrir la sala unos 10 minutos antes para que la gente se vaya conectando, pero no se inicia la transmisión sino hasta la hora en punto. También poner un fondo de espera para no dejar la pantalla en negro o algo así. Existen algunas plataformas como Zoom que tienen una sala de espera, úsala y posteriormente déjala abierta una vez iniciada la transmisión para que todos puedan unirse si es que ne llegan después. Si es posible, pídele a alguien que se una y monitoree la transmisión para que pueda avisarte a tiempo si algo está fallando y puedas resolverlo.
Es muy importante que quien funja como moderador ofrezca una introducción a manera de bienvenida. Ahí, además de presentarse, es el momento perfecto de explicar las “reglas del juego”, revisar los temas a abordar e indicar el momento y forma en la que se pueden realizar preguntas, para no perder el control. Puedes reservar un momento al final de cada tema o permitir que los participantes escriban sus preguntas en el chat para ser respondidas sobre la marcha o al final de la sesión.
Cuida la entonación de la voz
Al encabezar un evento online es posible que no se tenga contacto visual con el rostro de nuestros invitados, por lo que mantener la interacción es un gran reto. La entonación de la voz es un elemento muy importante así que debes modularla para lograr los matices necesarios a tus mensajes. Procura aprender tus líneas y evita leer tu presentación para no resultar monótono. Recuerda que la energía con la que presentes y lleves el evento llegará a los asistentes aún de forma virtual. Sé espontáneo, alegre y entusiasta; haz pausas y lanza algún chiste de vez en cuando para mantener atenta a la audiencia. Mientras más domines tu tema, o mientras más lo estudies, más fácil te será improvisar y ser espontáneo en la presentación.
Ofrece los recursos necesarios o materiales de apoyo
Mientras desarrollas los temas de tu presentación es posible que necesites compartir materiales de apoyo. Ten a la mano los enlaces que creas necesarios ante posibles preguntas que puedan surgir. Por ejemplo, si es un estás ofreciendo un webinar sobre un destino turístico y sus atracciones, es muy probable que alguien pregunte por el precio u otros detalles. Ve colocando los enlaces necesarios con la información correspondiente en el chat de la transmisión para evitar detenerte en ellos.
Despídete en hombros
Al terminar la presentación es importante agradecer a los asistentes, a los invitados (si es que hay) y concluir dando un resumen en una frase de lo que se quiso transmitir durante el evento. Se resuelven dudas ya sea antes de este mensaje final o después (algunas veces no hay preguntas, solo comentarios). Si hay comentarios positivos se agradecen, se pueden mencionar un par de nombres de quienes los escribieron y se concluye el evento.
#TipPRCentral
Procura grabar la transmisión para enviar el link por correo electrónico posterior al evento. De esta manera aquellos que no pudieron conectarse podrán verla.
